English Below
POLITYKA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH I PLIKÓW COOKIES W RAMACH KORZYSTANIA Z USŁUG ŚWIADCZONYCH W PORTALU WWW.PEPEHOUSING.PL ORAZ WWW.PEPEHOUSING.COM
Działając zgodnie z wymaganiami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej jako „RODO”), przekazujemy informacje dotyczące sposobu przetwarzania danych osobowych w ramach świadczenia przez Pepe Housing Sp. z o.o. usług związanych z rezerwacją mieszkań w ramach portalu www.pepehousing.pl oraz www.pepehousing.com. Pojęcia użyte w niniejszym dokumencie z wielkiej litery mają znaczenie nadane im w Regulaminie korzystania z portalu Pepe Housing.
1 ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH
1.1. Administratorem danych osobowych Gospodarzy i Rezerwujących jest Pepe Housing Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w (00-052) Warszawie, przy Świętokrzyskiej 18, lok 405 (dalej „Pepe Housing” lub „Administrator Danych Osobowych”).
1.2. Kontakt z Administratorem Danych Osobowych może się odbywać poprzez [email protected]
2 CEL I PODSTAWA PRZETWARZANIA
2.1. Dane osobowe mogą być przetwarzane przez Pepe Housing w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:
a) dążenia do zawarcia, a następnie realizacji przedmiotu umowy z Gospodarzem i Rezerwującym, w tym do prowadzenia konta w Portalu, udostępnienia Ogłoszenia, dokonania Rezerwacji i rozpatrywania reklamacji związanych z umową– art. 6 ust. 1 lit. b) RODO,
b) zapewnienia Gospodarzom i Rezerwującym możliwości korzystania z funkcjonalności Portalu - art. 6 ust. 1 lit. b) RODO,
c) ustalania, rozpatrywania i dochodzenia roszczeń w związku z zawartą umową z Gospodarzem lub Rezerwującym, a także obrony swoich praw - art. 6 ust. 1 lit. f) oraz 9 ust. 2 lit. f) RODO,
d) realizacji wymagań prawnych w zakresie przepisów podatkowych i rachunkowych, w szczególności określonych przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości - art. 6 ust. 1 lit. c) RODO,
e) bieżącej komunikacji w przedmiocie zawartych umów oraz prowadzenia korespondencji i odpowiadania na zapytania kierowane przez Gospodarzy i Rezerwujących, co stanowi prawnie uzasadniony interes Pepe Housing – art. 6 ust. 1 lit. f) RODO,
f) przechowywania danych dla celów archiwizacyjnych oraz na potrzeby wykazywania prawidłowości spełnienia obowiązków prawnych spoczywających na Pepe Housing, co stanowi prawnie uzasadniony interes Pepe Housing – art. 6 ust. 1 lit. f) RODO,
g) prowadzenia analiz statystycznych i sprawozdawczości finansowej, co stanowi prawnie uzasadniony interes Pepe Housing – art. 6 ust. 1 lit. f) RODO,
h) dla celów prowadzenia marketingu bezpośredniego, w tym profilowania danych, co stanowi prawnie uzasadniony interes Pepe Housing - art. 6 ust. 1 lit. f) RODO,
i) wysyłania informacji handlowych drogą elektroniczną pod wskazany adres e-mail – pod warunkiem wyrażenia odrębnej zgody na otrzymywanie tego typu informacji – art. 6 ust. 1 lit. a) RODO,
j) przekazywania ofert drogą telefoniczną, za pomocą urządzeń końcowych, w tym automatycznych systemów wywołujących - pod warunkiem wyrażenia odrębnej zgody na otrzymywanie tego typu informacji na wskazany numer telefonu – art. 6 ust. 1 lit. a) RODO.
3 ODBIORCY DANYCH
3.1. Dane osobowe Gospodarzy i Rezerwujących mogą być powierzane przez Pepe Housing do przetwarzania następującym kategoriom odbiorców:
a) podmiotom świadczącym na rzecz Pepe Housing usługi wsparcia w zakresie obsługi technicznej i informatycznej (w tym dostarczania, wdrażania oraz serwisu oprogramowania a także hostingu lub wymiany informacji pomiędzy aplikacjami Pepe Housing etc.),
b) podmiotom świadczącym na rzecz Pepe Housing usługi księgowe, w tym usługi w zakresie wystawiania faktur, prawne lub podatkowe,
c) podmiotom wspierającym Pepe Housing w obsłudze zgłoszeń elektronicznych, masowej wysyłki wiadomości elektronicznych, komunikacji za pośrednictwem komunikatorów internetowych, elektronicznych formularzy kontaktowych i tym podobnych narzędzi służących do komunikacji,
d) podmiotom świadczącym Pepe Housing usługi płatności online w ramach Portalu,
e) podmiotom świadczącym usługi na rzecz Pepe Housing dotyczące udostępniania narzędzi do tworzenia dokumentów i arkuszy kalkulacyjnych,
f) podmiotom udostępniającym usługi na rzecz Pepe Housing do śledzenia ruchu w Portalu,
g) podmiotom udostępniającymi usługi na rzecz Pepe Housing do analizy danych.
4 PAŃSTWA TRZECIE
4.1. Dane osobowe mogą być przekazywane przez Pepe Housing poza teren Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). W takim jednak wypadku Pepe Housing zagwarantuje wymagane prawnie środki ochrony danych osobowych, którymi będą (w zależności od przypadku):
a) przekazanie danych do podmiotu zlokalizowanego w państwie trzecim, w stosunku do którego została wydana decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony, zgodnie z wymaganiami art. 45 RODO,
b) przekazanie danych realizowane na podstawie zawartej z podmiotem trzecim umowy o transfer danych opartej na Standardowych Klauzulach Umownych przyjętych w drodze decyzji przez Komisję Europejską,
c) przekazanie danych realizowane w ramach przyjętych wiążących reguł korporacyjnych, o których mowa w art. 47 RODO,
d) przekazanie danych odbywające się do podmiotu trzeciego, który uczestniczy w programie Privacy Shield. W przypadku gdy faktycznie Twoje dane będą przekazywane przez Pepe Housing do podmiotów zlokalizowanych poza obszarem EOG, przysługuje Ci prawo do uzyskania kopii informacji na temat stosowanych zabezpieczeń. Więcej informacji dotyczących stosowanych przez Pepe Housing środków bezpieczeństwa związanych z ewentualnym przekazywaniem danych poza obszar EOG można uzyskać kontaktując się z Pepe Housing.
5 PRAWA GOSPODARZY I REZERWUJĄCYCH
Gospodarz i Rezerwujący ma prawo, zgodnie z RODO, do: żądania dostępu do danych osobowych, prawa ich sprostowania, usunięcia lub żądania ograniczenia przetwarzania, prawa do przenoszenia danych, a także prawa wniesienia sprzeciwu na ich przetwarzanie, na zasadach i w przypadkach przewidzianych w przepisach RODO. W przypadku przetwarzania danych osobowych przez Pepe Housing w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów (o których była mowa powyżej – tj. art. 6 ust. 1 lit. f) RODO), Gospodarzom i Rezerwującym przysługuje prawo do wniesienia sprzeciwu na przetwarzanie danych z przyczyn związanych z ich szczególną sytuacją, a w przypadku przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego, również prawo złożenia sprzeciwu w dowolnym momencie wobec przetwarzania danych w tym celu. W przypadku przetwarzania danych osobowych za udzieloną zgodą, przysługuje prawo wycofania zgody na przetwarzanie danych w każdym czasie, jednakże bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania tych danych, które miało miejsce przed cofnięciem zgody. W celu skorzystania ze swoich praw Gospodarz i Rezerwujący powinien korzystać z właściwych zakładek Portalu lub przesłać e-mail na adres kontaktowy wskazany w Portalu.
6 OKRES PRZECHOWYWANIA
6.1. Pozyskane dane osobowe będą przechowywane przez Pepe Housing przez okres realizacji zawartej umowy, w tym prowadzenia konta Gospodarza lub Rezerwującego w Portalu, i do czasu jej prawidłowego rozliczenia, a ponadto:
a) do czasu przedawnienia potencjalnych roszczeń wynikających z zawartej umowy,
b) przez czas niezbędny do dochodzenia konkretnych roszczeń lub ich odpierania w związku z zawartą umową,
c) przez czas wykonywania obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym w szczególności w zakresie regulacji podatkowych i rachunkowych, np. obowiązków związanych z przechowywaniem dokumentacji,
d) przez okres niezbędny do udokumentowania przez Pepe Housing przed organami administracji publicznej, w tym organem nadzoru w zakresie ochrony danych osobowych, prawidłowości spełnienia obowiązków prawnych na niej spoczywających,
e) w celach archiwizacyjnych, gdy dotyczy to historii prowadzonej korespondencji i udzielanych odpowiedzi na zgłaszane zapytania (niezwiązane bezpośrednio z zawartymi umowami) – przez okres nie dłuższy niż 3 lata od pozyskania danych,
f) w celach marketingu bezpośredniego – do czasu zgłoszenia sprzeciwu na przetwarzanie danych w tym celu,
g) do czasu wycofania zgody na przetwarzanie danych lub ich dezaktualizacji (stwierdzonej przez Pepe Housing) – jeżeli przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody.
7 OBOWIĄZEK LUB NIEZBĘDNOŚĆ PODANIA DANYCH
7.1. Podanie danych osobowych:
a) w celach, o których mowa w pkt 3 lit. a) i c) – jest niezbędne do zawarcia i realizacji przedmiotu umowy z Pepe Housing. W przypadku ich niepodania Pepe Housing może odmówić zawarcia umowy,
b) w celach, o których mowa w pkt 3 lit. b) – jest niezbędne do umożliwienia korzystania z funkcjonalności konta w Portalu;
c) w celach, o których mowa w pkt 3 lit. d – jest obligatoryjne na podstawie przytoczonych w tym punkcie przepisów prawa,
d) w pozostałym zakresie – jest dobrowolne.
8 PRAWO WNIESIENIA SKARGI
8.1. Przysługuje Ci prawo wniesienia skargi w związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
POLICY OF PROCESSING PERSONAL DATA AND COOKIES IN THE FRAMEWORK OF USING THE SERVICES PROVIDED ON THE PORTAL WWW.PEPEHOUSING.PL AND WWW.PEPEHOUSING.COM
Acting in accordance with the requirements of Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of individuals with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46 / EC (General Regulation on data protection, hereinafter referred to as "GDPR"), we provide information on how to process personal data as part of the provision by Pepe Housing Sp. z o.o. services related to booking apartments on the www.pepehousing.pl and www.pepehousing.com websites. Capitalized terms used in this document have the meaning given to them in the Terms and Conditions of the Use of Pepe Housing.
1 PERSONAL DATA ADMINISTRATOR
1.1. The administrator of personal data of Hosts and Bookers is Pepe Housing Limited Liability Company based in (00-052) Warsaw, at Świętokrzyska 18, lok. 405 (hereinafter "Pepe Housing" or "Personal Data Administrator").
1.2. Contact with the Personal Data Administrator can be made via [email protected]
2 PURPOSE AND BASIS OF PROCESSING
2.1. Personal data may be processed by Pepe Housing for the following purposes and on the following legal grounds:
a) striving to conclude and then implement the subject of the contract with the Landlord and the Booker, including maintaining an account on the Portal, providing the Announcement, making a Booking and examining complaints related to the contract - art. 6 clause 1 lit. b) GDPR,
b) provide Landlord and Booker the possibility of using the Portal's functionality - art. 6 clause 1 lit. b) GDPR,
c) determining, examining and pursuing claims in connection with the concluded agreement with the Landlord or the Booker, as well as defending their rights - art. 6 clause 1 lit. f) and 9 par. 2 lit. f) GDPR,
d) implementation of legal requirements in the field of tax and accounting regulations, in particular those specified in the provisions of the Accounting Act of 29 September 1994 - art. 6 clause 1 lit. c) GDPR,
e) current communication regarding concluded contracts and conducting correspondence and answering queries directed by Landlords and Bookers, which is the legitimate interest of Pepe Housing - art. 6 clause 1 lit. f) GDPR,
f) storing data for archiving purposes and for the purposes of demonstrating the compliance with legal obligations incumbent on Pepe Housing, which is the legitimate interest of Pepe Housing - art. 6 clause 1 lit. f) GDPR,
g) conducting statistical analyzes and financial reporting, which is the legitimate interest of Pepe Housing - art. 6 clause 1 lit. f) GDPR,
h) for the purposes of direct marketing, including data profiling, which is the legitimate interest of Pepe Housing - art. 6 clause 1 lit. f) GDPR,
i) sending commercial information by electronic means to the e-mail address provided - on condition that there is a separate consent to receive this type of information - art. 6 clause 1 lit. a) GDPR,
j) forwarding offers by telephone, using terminal equipment, including automatic calling systems - on condition that separate consent is given to receive this type of information to the telephone number indicated - art. 6 clause 1 lit. a) GDPR.
3 RECIPIENTS OF DATA
3.1. Personal data of Landlord and Bookers may be entrusted by Pepe Housing for processing to the following categories of recipients:
a) entities providing Pepe Housing support services in the area of technical and IT support (including delivery, implementation and maintenance of software as well as hosting or exchange of information between Pepe Housing applications, etc.),
b) entities providing accounting services to Pepe Housing, including invoicing, legal or tax services,
c) entities supporting Pepe Housing in handling electronic notifications, mass sending of electronic messages, communication via instant messengers, electronic contact forms and similar communication tools,
d) entities providing Pepe Housing with online payment services on the Portal,
e) entities providing services to Pepe Housing regarding the provision of tools for creating documents and spreadsheets,
f) entities providing services to Pepe Housing to track traffic on the Portal,
g) entities providing services to Pepe Housing for data analysis.
4 THIRD COUNTRIES
4.1. Personal data may be transferred by Pepe Housing outside the European Economic Area (EEA). In this case, however, Pepe Housing will guarantee legally required personal data protection measures, which will be (as the case may be):
a) transfer of data to an entity located in a third country in relation to which a decision has been issued stating the appropriate level of protection, as required by art. 45 GDPR,
b) data transfer carried out on the basis of a data transfer agreement concluded with a third party based on Standard Contractual Clauses adopted by decision of the European Commission,
c) transfer of data carried out under binding corporate rules, referred to in art. 47 GDPR,
d) data transfers to a third party who participates in the Privacy Shield program. If, in fact, your data is transferred by Pepe Housing to entities located outside the EEA, you have the right to obtain a copy of the information on the applied safeguards. For more information on Pepe Housing's security measures regarding possible data transfers outside the EEA, please contact Pepe Housing.
5 RIGHTS OF THE LANDLORD AND THE BOOKERS
The Landlord and the Booker has the right, in accordance with the GDPR, to: request access to personal data, the right to rectify it, delete or request restriction of processing, the right to transfer data, as well as the right to object to their processing, on the terms and in the cases provided for in the provisions of the GDPR . In the case of processing personal data by Pepe Housing for the purpose of pursuing legitimate interests (referred to above - i.e. art.6 par.1 lit.f) GDPR), Landlord and Bookers have the right to object to the processing of data for reasons related to with their special situation, and in the case of data processing for the purposes of direct marketing, also the right to object at any time to the processing of data for this purpose. In the case of processing personal data with the consent given, you have the right to withdraw your consent to the processing of data at any time, however, without affecting the lawfulness of the processing of such data that took place before the consent was withdrawn. In order to exercise their rights, the Landlord and the Booker should use the appropriate tabs of the Portal or send an e-mail to the contact address indicated on the Portal.
STORAGE PERIOD
6.1. The personal data obtained will be stored by Pepe Housing for the period of implementation of the concluded contract, including the maintenance of the Landlord or Reservation account on the Portal, and until it is properly settled, as well as:
a) until the prescription of potential claims arising from the concluded contract,
b) for the time necessary to pursue specific claims or counter them in relation to the concluded contract,
c) for the duration of performing obligations arising from legal provisions, including in particular tax and accounting regulations, e.g. obligations related to the storage of documentation,
d) for the period necessary to document by Pepe Housing before public administration bodies, including a supervisory body in the field of personal data protection, the correctness of compliance with its legal obligations,
e) for archiving purposes, when it concerns the history of correspondence and the answers to submitted queries (not directly related to concluded contracts) - for a period not longer than 3 years from obtaining the data,
f) for direct marketing purposes - until an objection is made to the processing of data for this purpose,
g) until the consent for data processing is withdrawn or outdated (confirmed by Pepe Housing) - if the data is processed on the basis of consent.
OBLIGATION OR NECESSITY TO PROVIDE DATA
7.1. Providing personal data:
a) for the purposes referred to in point 3 lit. a) and c) - is necessary to conclude and implement the subject of the contract with Pepe Housing. If you fail to do so, Pepe Housing may refuse to conclude a contract, b) for the purposes referred to in point 3 lit.
b) - it is necessary to enable the use of the account functionality on the Portal;
c) for the purposes referred to in point 3 lit. d - it is obligatory on the basis of legal provisions quoted in this point,
d) in other respects - it is voluntary.
THE RIGHT TO COMPLAIN
8.1. You have the right to lodge a complaint regarding the processing of your personal data to the supervisory body, which is the President of the Office for Personal Data Protection.
